W dniu 1 stycznia 2019 r wchodzą w życie

art

W dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy zmienionego Kodeksu Pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Równocześnie zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, szczególnie akt osobowych, również w postaci papierowej, w jaki sposób i elektronicznej. Nowy status pozwoli na elektronizację dokumentacji pracowniczej, czyli przełamany zostanie wydatny fortyfikacja papierowości dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych. Niezależnie od powyższego nastąpi znaczące skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przy w ten sposób istotnych zmianach warto rozpatrzyć nowy stan prawny i przełożyć go na praktyczne aspekty obsługi tej dokumentacji. W trakcie artykułu o dokumentacji pracowniczej dokładnie przeanalizowane zostaną reguły możliwej elektronizacji akt osobowych oraz kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną również niezbędne przemiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej prezentowany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym oraz w systemach klasy EZD. Poruszone będą zarówno kwestie archiwizacji tej dokumentacji dodatkowo wartościowania i zasad ewentualnego brakowania. Artykuł o dokumentacji pracowniczej napisała dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z aspektu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, elektronizacji dokumentacji, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; zahartowany trener na licznych kursach i artykułu o dokumentacji pracowniczejch również wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt czym jest świadectwo pracy i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018) dodatkowo zasad wartościowania i opracowania akt osobowych w archiwach państwowych. Program:, 1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej:, a) zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r., b) rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r., 2. Regulacje ustawowe w obszarze postępowania z dokumentacją pracowniczą, a) Kodeks pracy, b) akty wykonawcze do Kodeksu pracy, c) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi, d) regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO), 3. Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej, a) prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej, b) elektronizacja dokumentacji pracowniczej, c) zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie), d) to znaczy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?, e) techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów czy świadectwo pracy może odebrać ktoś inny teleinformatycznych, f) innymi słowy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny to znaczy wystarczy wartość bezwzględna w systemach klasy EZD?, g) reguły kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych, h) normy zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej, i) obowiązki informacyjne pracodawców, j) normy udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom również osobom uprawnionym, 4. Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, a) system tradycyjny, EZD, systemy dziedzinowe, b) bezdziennikowy system kancelaryjny, c) wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw pracowniczych dodatkowo akt osobowych, d) pisma, sprawy, akta, teczki, e) obsługa dokumentów i spraw pracowniczych w systemach klasy EZD, 5. Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, a) wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej, b) normy skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, c) którym dokumentom wydłuża się termin przechowywania a którym skraca i od czego to zależy, d) który jest działanie innowacyjnych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach, 6. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej, a) porządkowanie akt osobowych, b) czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, szczególnie archiwalnych akt osobowych, c) sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne, d) sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach